1. Informacje ogólne

1. Niniejsza polityka dotyczy serwisu internetowego funkcjonującego pod adresem URL: crewermate.pl (dalej: „Serwis”).

2. Administratorem danych osobowych jest: CREWERMATE Michał Szmal, Michał Konarski s.c., z siedzibą przy ul. Będzińskiej 51/1, 41-205 Sosnowiec, NIP: 6443568151, e-mail: biuro@crewermate.pl, tel.: 519 744 520.

3. Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.

4. Dane osobowe pozyskiwane są w Serwisie:

   • poprzez dobrowolne wypełnienie formularzy wyceny i kontaktu,

   • poprzez kontakt telefoniczny lub wiadomości SMS,

   • poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczek”).

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Obsługa zapytań i wycena usług: w celu odpowiedzi na wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy lub SMS oraz sporządzenia kalkulacji kosztów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na budowaniu relacji z klientami).

2. Realizacja usług transportowych, przeprowadzkowych i magazynowania: w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym koordynacji logistycznej i dostawy materiałów przeprowadzkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Wypełnienie obowiązków prawnych i księgowych: w celu wystawiania faktur, rachunków oraz prowadzenia dokumentacji podatkowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości.

4. Ustalenie, obrona lub dochodzenie roszczeń: w celu zabezpieczenia interesu prawnego firmy na wypadek ewentualnych sporów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

5. Analiza statystyczna i marketing internetowy: w celu optymalizacji funkcjonowania Serwisu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda na instalację analitycznych/marketingowych plików cookies).

3. Bezpieczeństwo i metody ochrony danych

1. Transmisja danych w Serwisie jest zabezpieczona certyfikatem szyfrowania połączeń w warstwie transmisji (protokół SSL/HTTPS).

2. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi, modyfikacji lub utracie danych.

3. Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, zobowiązane do zachowania pełnej poufności.

4. Hasła dostępowe do systemów są zabezpieczone, a oprogramowanie używane do przetwarzania danych podlega bieżącym aktualizacjom bezpieczeństwa.

4. Hosting i infrastruktura techniczna

Serwis jest utrzymywany na bezpiecznych serwerach profesjonalnego dostawcy usług hostingowych z siedzibą w Polsce, z którym Administrator zawarł stosowne porozumienie w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

5. Odbiorcy danych oraz przekazywanie danych poza EOG

1. W celu sprawnej realizacji usług Administrator może powierzać przetwarzanie danych zaufanym podmiotom zewnętrznym, w tym:

   • dostawcom usług hostingowych oraz poczty elektronicznej,

   • dostawcom oprogramowania biurowego, komunikacyjnego i narzędzi organizacyjnych działających w chmurze,

   • zewnętrznemu biuru rachunkowemu obsługującemu księgowość Administratora,

   • dostawcy systemu do fakturowania online,

   • operatorom powierzchni magazynowych (w przypadku zleceń obejmujących magazynowanie mienia),

   • bankom i instytucjom finansowym w zakresie rozliczeń płatności.

2. Transfer poza EOG: Administrator korzysta z narzędzi chmurowych, pocztowych i analitycznych dostarczanych przez globalne podmioty technologiczne, których infrastruktura może znajdować się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (głównie w USA). Przekazywanie danych odbywa się w oparciu o zatwierdzone przez Komisję Europejską mechanizmy prawne:

   • decyzję wykonawczą Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w ramach programu EU-US Data Privacy Framework, lub

   • Standardowe Klauzule Umowne (SCC) gwarantujące wysoki poziom bezpieczeństwa.

6. Czas przechowywania danych (Retencja)

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów:

1. Dane z formularzy kontaktowych i wycen, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – przez okres do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu.

2. Dane związane z wykonaniem umowy – przez czas jej trwania oraz do momentu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa (co do zasady do 3 lat).

3. Dane księgowo-podatkowe i faktury – przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

7. Prawa użytkowników

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,

• sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych danych,

• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach określonych w art. 17 RODO,

• ograniczenia przetwarzania danych,

• przenoszenia danych,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (w zakresie, w jakim podstawą była zgoda), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@crewermate.pl.

Każda osoba ma także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak odmowa ich podania uniemożliwi sporządzenie wyceny lub wykonanie usługi transportowo-przeprowadzkowej.

8. Narzędzia analityczne i marketingowe

1. W Serwisie mogą być wykorzystywane technologie analityczne i reklamowe (np. Google Analytics, Google Ads, Meta/Facebook Pixel) zbierające dane w celach optymalizacji Serwisu oraz prowadzenia działań marketingowych.

2. Działania te opierają się na wykorzystaniu plików cookie i zanonimizowanych identyfikatorów internetowych, które nie pozwalają Administratorowi na bezpośrednią identyfikację tożsamości użytkownika.

3. Użytkownik ma możliwość zablokowania lub ograniczenia działania narzędzi śledzących za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej lub zewnętrznych paneli preferencji reklamowych dostawców.

9. Pliki cookies i zarządzanie nimi

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym).

2. Stosowane są pliki:

   • niezbędne – gwarantujące poprawne ładowanie i wyświetlanie strony,

   • analityczne i funkcjonalne – umożliwiające badanie statystyk ruchu,

   • marketingowe – wspierające wyświetlanie dopasowanych reklam.

3. Przeglądarki internetowe domyślnie dopuszczają przechowywanie plików cookies. Użytkownik może w każdym czasie zmienić te ustawienia, usunąć pliki cookies lub całkowicie zablokować ich zapisywanie w menu ustawień swojej przeglądarki (np. Chrome, Edge, Firefox, Safari, Opera).

4. Ograniczenie stosowania niezbędnych plików cookies może wpłynąć na poprawność funkcjonowania niektórych elementów Serwisu.